fbpx
Na początku może kilka przepisów, które co do zasady wszyscy znamy, jednak pozwoli to usystematyzować temat otwarcia ofert w przetargach publicznych w czasie epidemii, a wciąż padają o to pytania: Art. 86 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych w obowiązującym brzmieniu:
  1. Z zawartością wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu, odpowiednio do ich złożenia lub otwarcia.
  2. Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.
  3. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
  4. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.
  5. Niezwłocznie po otwarciu ofert zamawiający zamieszcza na stronie internetowej informacje dotyczące:
1) kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; 2) firm oraz adresów wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie; 3) ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach. Art. 6 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych: Do zamówień na usługi lub dostawy niezbędne do przeciwdziałania COVID-19 nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), jeżeli zachodzi wysokie prawdopodobieństwo szybkiego i niekontrolowanego rozprzestrzeniania się choroby lub jeżeli wymaga tego ochrona zdrowia publicznego. W komunikacie Urzędu Zamówień Publicznych stwierdzono, że transmisja on-line z otwarcia ofert w zaistniałej sytuacji zagrożenia epidemicznego w sposób wystarczający realizuje zasadę, o której mowa w art. 86 ust. 2 Pzp. Komunikat w tej sprawie można znaleźć tutaj: https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/Komunikat-w-sprawie-art.-6-tzw.-ustawy-o-COVID-19 Paragraf 8 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2020 roku w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczpospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego:
  1. W okresie, o którym mowa w § 1, wykonywanie zadań przez urząd administracji publicznej lub jednostkę organizacyjną wykonującą zadania o charakterze publicznym, może podlegać ograniczeniu polegającym na wykonywaniu:
  • wyłącznie zadań niezbędnych do zapewnienia pomocy obywatelom;
  • określonych zadań przez ten urząd lub jednostkę w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów.
  1. Decyzję o rodzaju i formie wprowadzanych ograniczeń, o których mowa w ust. 1, podejmuje kierownik urzędu administracji publicznej lub kierujący jednostką organizacyjną wykonującą zadania o charakterze publicznym, zawiadamiając o tych ograniczeniach, w drodze ogłoszenia, na stronie podmiotowej urzędu lub jednostki, a także przez wywieszenie ogłoszenia w siedzibie urzędu lub jednostki.
Art. 46 c ustawy z dnia 5 grudnia 2008 roku o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi: Do zamówień na usługi, dostawy lub roboty budowlane udzielanych w związku z zapobieganiem lub zwalczaniem epidemii na obszarze, na którym ogłoszono stan zagrożenia epidemicznego lub stan epidemii, nie stosuje się przepisów o zamówieniach publicznych. W zaistniałej sytuacji epidemicznej można więc uznać, że rozwiązania normalnie traktowane jako niestandardowe, a nawet niedopuszczalne, nadają się do zastosowania.   Sesja otwarcia ofert online, czyli… gdzie? Padają pytania o Facebooka. W mojej ocenie udostępnienie sesji otwarcia ofert na koncie na Facebooku, nawet jeżeli jest to konto danej instytucji, nie spełnia wymogów przepisu. Nie jest bowiem w pełni dostępne, ponieważ obliguje osobę chętną do wzięcia udziału w otwarciu do założenia konta w tej aplikacji, jeżeli go nie posiada. Warto zaznaczyć, że dla pracowników zamawiających to także stanowi niejednokrotnie dodatkowe obciążenie, jeżeli do tej pory nie obcowali z narzędziami służącymi do kontaktu w sieci. Poza techniczną organizacją istnieje przecież zwyczajna obawa, że wybrane narzędzie nie zadziała, co może spowodować roszczenia wykonawców o unieważnienie postępowania. Co robić?
  • Wybrać narzędzie, za pośrednictwem którego odbędzie się sesja otwarcia.
Mamy wybór w tym zakresie. Oczywiście część narzędzi jest płatnych, inne nie są obsługiwane w języku polskim. Poniżej prezentuję 3 z nich – dla osób, które poszukują rozwiązań. Nie rekomenduję żadnego, są to jedynie przykłady znanych mi, funkcjonujących na rynku aplikacji obsługiwanych w języku polskim (to ważne zarówno dla osób organizujących sesję otwarcia ofert, jak i tych, które chciałyby wziąć w niej udział i także muszą co najmniej skorzystać z wersji online takiego programu): Platformy działają w języku polskim, mają funkcje prowadzenia webinarów w dedykowanych pokojach, można nagrać takie spotkanie, na początek oferują darmowy okres próbny. Należy jednak pamiętać, że liczba osób, które mogą wziąć swobodny udział w spotkaniu online jest zależna od kwoty wybranego abonamentu. Aplikacja, z której korzystanie uzależnione jest od posiadania konta w Google+ oraz na Youtube, a także od tego, że podczas jej używania należy mieć cały czas aktywną przeglądarkę Google Chrome, jednak plusy w sytuacji organizowania sesji otwarcia ofert mają szansę zwalczyć minusy. Można bowiem prowadzić transmisję na żywo, udostępniając ją właśnie na Youtube, co oznacza dostęp dla wszystkich oraz liczba uczestników nie jest limitowana.
  • Zarekomendować, aby wykonawcy nie stawiali się na otwarciu ofert.

We wszystkich możliwych źródłach warto dodać rekomendację, aby wykonawcy nie przychodzili osobiście na otwarcie ofert i skorzystali z narzędzi online. Zgodnie z wyżej wspomnianymi przepisami urzędy funkcjonują nieco inaczej i takie sytuacje są usprawiedliwione. Należy jednak liczyć na to, że wykonawcy także będą rozsądni. Słyszałam, że w niektórych miejscach nielicznie jednak uczestniczą w otwarciach, zabezpieczeni w maski i rękawiczki. W treści rekomendacji wszędzie polecam udostępnić link do utworzonego webinaru, transmisji czy spotkania online. Przykładem wskazania takiego linku z wyprzedzeniem jest Główny Inspektorat Transportu Drogowego, przygotowany do otwarcia, które ma odbyć się 14 kwietnia: https://bip.gitd.gov.pl/zamowienia-publiczne/publiczne-sesje-otwarcia-ofert-on-line/ Wcześniej na wskazanej stronie internetowej można odnaleźć czytelną informację.
  • Jak zapisać to w SIWZ?
Przykład: Z uwagi na sytuację epidemiczną oraz bezpieczeństwo i ochronę zdrowia nas wszystkich Zamawiający rekomenduje skorzystanie z udziału w otwarciu ofert w formie sesji on-line, które odbędzie się w dniu ….. w siedzibie Zamawiającego (tu dane adresowe standardowo), o godzinie …. a transmitowana będzie na żywo pod linkiem: …… Aby uzyskać dostęp do powyższego wydarzenia, należy:….. / Dostęp do wydarzenia jest nielimitowany, wystarczy aktywować wskazany link – konieczne jest posiadanie aktywnego dostępu do sieci internetowej. W razie jakichkolwiek problemów z transmisją online prosimy o niezwłoczne przekazanie informacji pod numerem telefonu: …. (może warto, aby jedna osoba była wtedy pod telefonem, może pozwoli to uniknąć problemów formalnych w przypadku awarii technicznej sprzętu lub sieci). Informacja z otwarcia ofert pojawi się na stronie internetowej postępowania pod adresem: ….. nie później niż na 2 godziny po otwarciu ofert (warto poczynić takie zobowiązanie, aby wykonawcy byli spokojni, że w miarę szybko otrzymają stosowne informacje). Uwaga! Jeżeli wybieramy konkretne narzędzie, należy co najmniej przekierować Wykonawców na stronę jego producenta, aby zasięgnął informacji o jego instalacji oraz działaniu albo podać je bezpośrednio. W przypadku Google Hangouts wystarczy aktywować odpowiedni link i wszystko można obserwować na Youtube.
  • Nie trzymamy ofert w kwarantannie!
Niestety praktyka trzymania ofert w kwarantannie przez 2, 3 lub 5 dni (zależy od Zamawiającego, słyszałam o kilku takich sytuacjach) nie jest usprawiedliwione sytuacją epidemiczną. Ustawa nie dopuszcza takiej możliwości. Przepis dotyczący otwarcia ofert w dniu upływu terminu na ich składanie niezmiennie obowiązuje.   Czy masz doświadczenia w zakresie otwarcia ofert w czasie epidemii? A może masz wątpliwości i potrzebujesz wsparcia? Zapraszam do kontaktu. Kamila Mizeracka